Der Wittekindshof wurde 1887 gegründet und hat sich zu einem großen diakonischen Dienstleistungsunternehmen mit mehr als 3.700 Mitarbeitenden entwickelt. Heute ist der Wittekindshof in 16 Städten in Ostwestfalen, im Münsterland und im Ruhrgebiet vertreten und unterstützt Menschen mit und ohne Behinderung in Lebensbereichen wie Wohnen, Bildung, Arbeit, Gesundheit, Freizeit und religiöses Leben – in jedem Lebensalter. Der Geschäftsbereich Bau- und Immobilienservice der Diakonische Stiftung Wittekindshof ist seit geraumer Zeit jedes Jahr mit dem Management von ca. 60 Bauprojekten beschäftigt. Die meisten Projekte werden mit Hilfe externer Planungsbüros, welche auch die Verantwortung der Kostenverfolgung tragen, umgesetzt. Zur Abstimmung, Steuerung und Einhaltung der zur Verfügung gestellten Budgets, welche durch die Verwendung von Förder- und Spendenmitteln oft sehr begrenzt sind, nutzen wir bereits bei ca. 30 Projekten die online basierte Erfassung der Kosten über Cost/Grip. Zuvor hatten wir eine professionell erstellte Exceldatei, welche zum Austausch von Zwischenständen hin und her versendet werden musste, weniger anwenderfreundlich war und bei der viele Dienstleister Sorge um ihre Datensicherheit hatten (Makros).

Die Erfassung der Daten und die Lesbarkeit bei Cost/Grip muss wie bei jedem neuen Programm geübt werden, anschließend können sich aber Bauherrenvertreter, Projektmanager, Buchhaltungen und die unterschiedlichen Beteiligten der beauftragten Dienstleister über die einheitliche Darstellung freuen. Abweichungen bei den Kosten können zeitgleich betrachtet, überprüft, abgestimmt und korrigiert werden, ebenso die erforderlichen Anpassungen zur Einhaltung des Budgets. Kostensicherheit auf breiter Basis und hohem Niveau.

„Wir haben zuletzt die Erweiterung einer Reha-Klinik für 12 Mio. mit Cost/Grip bearbeitet und konnten das Projekt mit rund 20.000,- Euro unter Budget abschließen. Erst war ich etwas skeptisch, weil ich die zusätzliche Arbeit gescheut habe. Aber mit der Zeit hat sich herausgestellt, dass der Aufwand für die Kostenfortschreitung insgesamt deutlich geringer war, als ohne Cost/Grip. So brauchten wir z.B. keine Kostenberichte für die Bank erstellen, weil die Bank Leserecht hatte. Wir mussten auch keine Kosten-Berichte für die Auftraggeberin verfassen, weil wir durch Cost/Grip immer den gleichen Stand hatten. Die Kostenfeststellung war am Ende des Projektes schon fertig, ohne dass sich noch jemand damit hätte beschäftigen müssen.

Die bezahlten Abschläge und Schlussrechnungen hat der Bauherr selber eingegeben, so dass wir immer wussten, wann eine Rechnung bezahlt worden ist, in welcher Höhe und ob mit oder ohne Skonto. Am besten gefallen aber hat mir die Gewissheit, nicht alleine mit der Kostensteuerung zu sein, sondern den Bauherren-Vertreter mit im Boot zu haben. So konnten wir immer schnell auf Entwicklungen reagieren und hatten gleichzeitig immer die Gesamtkosten, also auch die bauseitigen Kosten, im Blick.“